CRM ContactOk-Box для колл центра АТС Asterisk и Oktell

 

CRM ContactOk-Box для АТС

 

ContactOk-Box это CRM для Oktell и Asterisk телефонии

Приложение ContactOk-Box – это в первую очередь удобная система учета клиентов с историей коммуникаций (взаимодействий) и множеством дополнительных функций. Используя CRM ContactOk-Box, в дополнение к системе телефонии (call center, ip АТС Asterisk и Oktell), Вы теперь сможете автоматизировать, и навести порядок в процессах работы с клиентами, значительно облегчить "жизнь" менеджеров и операторов вашей компании, и, самое главное, теперь Вы сможете управлять этими данными. 

Contact-Ok-Box_zadachi_1

 

 

Контрагенты 

 

Легко создавать и находить контакты Клиентов и Компаний

Раздел «Контрагенты» состоит из двух подразделов: «Клиенты» и «Компании»

Контрагенты - это один из основных разделов в ContactOk-Box. Контакт, клиент, потенциальный покупатель, сотрудник, сотрудник клиента, компания, группа, направление, ресурсы - все это контрагенты. Контрагенты могут быть как физическими лицами, так и компаниями, группами или даже разделами и подразделениями. Причем одна Компания может включать в себя несколько Клиентов.

Contact-Ok-Box_kontragenty

Также к контрагентам можно добавлять разную информацию: комментарии, адреса, контактные данные (телефон, e-mail, сайт, Skype, Факс и др.), заметки, задачи и сделки.

Contact-Ok-Box_kartochka_klienta_new_1

У каждого контрагента можно указать произвольное количество средств связи с ним: телефоны, адреса электронной почты, Skype и другие. Одинаковых (повторяющихся, дублирующихся) контактов у контрагентов быть не может т.к. система производит автоматическую проверку данных на уникальность.

 

 

Коммуникации 

 

Вся история общения в карточке клиента 

Коммуникация - это запланированное или уже прошедшее взаимодействие с контрагентом. Звонок, письмо, встреча, сделка, SMS - это всё примеры коммуникаций.

Коммуникация отображаются в правой части окна карточки контрагента. Для удобства, реализован набор фильтров коммуникаций. С помощью фильтров можно комбинированно отображать или скрывать: заметки, звонки, SMS-сообщения и задачи (сделки).

Contact-Ok-Box_kartochka_klienta_new_2

ContactOk-Box позволяет планировать сделки, звонки, встречи, презентации, отправку писем, проектные работы на определенную дату, т.е. назначать deadline. Дополнительно можно указать/изменить наименование и ответственного сотрудника за выполнение.

При входе в карточку контрагента пользователь видит, по умолчанию, список коммуникаций, состоящий только из заметок и задач. Дополнительно можно отобразить звонки и SMS-сообщения. История коммуникаций отображается в хронологическом порядке.

Из раздела коммуникаций можно открыть для чтения или редактирования задачу (сделку) и заметку. Также можно прослушать входящие и исходящие звонки по контрагенту.

В карточке компании (группы) отображается история коммуникаций всех привязанных к ней клиентов. Эту функцию можно отключить, в этом случае будут отображаться коммуникации, относящиеся только к компании.

 

 

Группы 

 

Группировка клиентов для удобной работы 

Вы можете произвольным образом объединять Клиентов в группы. Группами могут быть: Компании (по умолчанию), регионы, города (страны), категории, политические или финансовые разделы.

Таким образом, Вы можете упорядочить вашу базу клиентов по признаку компания-сотрудники. В следующий раз при просмотре данных о контрагенте сразу будет понятно, к какой Компании относится сотрудник (Клиент), и в свою очередь, просматривая карточку Компании – какие сотрудники (клиенты) в нее входят. К одной Компании могут быть прикреплены сразу несколько сотрудников.

Contact-Ok-Box_group_1

В другом примере можно описать группировку Дилеров (ранее Клиенты) по Регионам (ранее Компании). Таким образом, можно закрепить нескольких дилеров за определенным регионом и ставить им общие Задачи или планировать совместные коммуникации.

Название разделов может задать администратор системы при установке и изменить (не рекомендуется при интеграции с другими программами) во время эксплуатации программы.

Также, можно создавать неограниченное количество групп с помощью Тегов (см. раздел Тегирование).

 

 

Фильтры 

 

Много фильтров для отчетов и поиска 

Фильтрация — удобный способ отображения нужных пользователю данных. Фильтры позволяют отобразить в отчете только необходимые данные, и экспортировать в файл Excel записи по ним. С помощью фильтра можно ограничить объем отображаемых данных.

Contact-Ok-Box_filtrs

Большая часть информации в ContactOk-Box представлена в виде таблиц. Каждая строчка - это Контрагент, какая-либо Задача, тег или комментарий. Фильтры - это очень мощный инструмент, с помощью которого можно находить нужные записи в таблице и формировать необходимые отчеты. Каждый фильтр состоит из одного или нескольких условий.

Сохранение фильтров пользователя: в учетной системе ContactOk-Box предусмотрен механизм позволяющий сохранить определенный набор фильтров. Количество сохраненных фильтров не ограничено. Каждый пользователь может создавать собственные наборы фильтров, доступные только ему. Сохраненные фильтры можно удалять и создавать новые.

 

 

Отчеты 

 

Разнообразные отчеты по сотрудникам и клиентам 

Отчеты позволяют наглядно оценить различные показатели по тем данным, которые были занесены в ContactOk-Box.

В ContactOk-Box можно формировать отчеты по Клиентам, Компаниям, Задачам и Менеджерам.

Все отчеты сопровождаются табличным видом и суммарным показателем количества записей в отчете.

Contact-Ok-Box_filtrs_on

Каждый отчет, в отдельности, может быть экспортирован в Excel. 

Для уточнения параметров отчетов (например, для выделения клиентов с определенными тегами) можно применять дополнительные фильтры.

Фильтры отчетов по Задачам
ats по ответственным исполнителям
ats по статусам
ats по дате и периоду создания 
ats по дате и периоду deadline 
ats по дате и периоду закрытия 
ats по присвоенным тегам 
ats за исключением присвоенных тегов

Фильтры отчетов по Сделкам
ats по ответственным исполнителям
ats по статусам
ats по дате и периоду создания
ats по дате и периоду deadline
ats по дате и периоду закрытия
ats по присвоенным тегам 
ats за исключением присвоенных тегов

Фильтры отчетов по Контрагентам
ats по менеджерам
ats по статусу
ats по ФИО
ats по присвоенным тегам
ats за исключением присвоенных тегов 

 

 

Пользователи 

 

Распределение прав доступа пользователей

Пользователи заходят в систему, используя логин (имя пользователя) и пароль (код доступа). Двух пользователей с одинаковыми логинами быть не может.

Contact-Ok-Box_login
Пользователем может быть как сотрудник компании, так и клиент, временный работник или партнер.

Пользователя можно удалить, при этом сохраняется история работы пользователя в системе, все действия над объектами и прочая информация. Обычно достаточно, чтобы пользователь остался заблокированным (для этого потребуется, как минимум, изменить пароль его доступа или установить флажок "удален").

 

 

Задачи 

 

Задачи для напоминаний и сделок  

Задача - это то действие, дело, поручение, которое необходимо выполнить. Участвовать в выполнении задачи могут, как один пользователь, так и несколько пользователей. Ответственным по задаче назначается один из числа пользователей CRM системы ContactOk-Box. Создает задачу в CRM системе также один из пользователей, который по умолчанию становится исполнителем задачи, и при необходимости может быть переназначен.

Contact-Ok-Box_zadachi_2

Статусы задач

Задача проходит через несколько этапов своего выполнения. Каждый этап называется статусом задачи.

Contact-Ok-Box_zadachi_status

Начальный статус задачи – «новая», когда она только появилась в системе. Если ответственный приступает к ее выполнению, то меняет ее статус на «в работе». Когда по задаче все действия произведены, пользователь меняет ее статус на «выполнена», таким образом задача становится «закрытой». Закрыть задачу можно и присвоив ей статус «отменена», в случае, когда она становиться не актуальной или действия, выполняемые по задаче, не привели к желаемому результату. 

Contact-Ok-Box_zadachi_statusy
Таким образом, автор задачи и все остальные пользователи, которые имеют к ней доступ, всегда в курсе ее актуального состояния.

Дедлайн задач 

При создании задачи можно указать дедлайн («выполнить до», «выполнить в»), то есть крайний срок ее выполнения: определенную дату, а также указать точное время.

CRM-Contact-Ok-Box_zadachi_deadline_number_of_tasks_2

 

Если задачу не успели выполнить к указанному времени, она автоматически переходит в статус «прострочена», чему соответствует наличие пиктограммы "красный треугольник с восклицательным знаком" в списке задач.

CRM-Contact-Ok-Box_zadachi_deadline_number_of_tasks_1

Типы задач

Задачи, как и в жизни, так и в ContactOk-Box бывают разного характера: обзвон клиентов, проведение встреч, презентации, подготовка и согласование договоров, технические и проектные работы, различные поручения и так далее. При создании задачи есть возможность указать тип задачи, чтобы дать исполнителю подсказку.

Тип задачи - это некоторая условная характеристика, позволяющая разбить задачи по группам. Потому такие задачи удобно группировать в таблице задач или искать с помощью фильтров.

 

CRM_Contact-Ok-Box_zadachi_filtr_po_statusam

Да и ориентироваться во множестве задач становится намного легче. Типов задач может быть сколько угодно, их список может задать администратор системы при установке и добавить во время эксплуатации программы.

При входе в раздел «Задачи» пользователь видит, по умолчанию, список открытых задач и сделок (по умолчанию «новая» и «в работе»), по которым он назначен как ответственный. Также, по умолчанию, задачи отображаются в хронологическом порядке отсортированные по полю «дедлайн», что сразу позволяет сориентироваться в приоритетности их выполнения. Порядок отображения можно изменить с помощью функции сортировки по определенному полю.

Типом задачи могут быть различные этапы коммуникаций с контрагентом, реализации проектов, поручения, работы с документами и т.д. С помощью типа задач «сделка» можно вести отдельный бизнес-процесс Вашей компании. 

 

 

Сделки 

 

Фиксация сделок для отчетов и контроля 

Сделки – это те же задачи, имеющие свой признак по типу «сделка», что позволяет их выделить в особую группу. Ценность сделки можно задать в соответствующем поле карточки задачи. Таким образом, программа ContactOk-Box, изначально созданная для учета клиентов, дополняется функционалом CRM системы и позволяет формировать отчеты по объёму продаж менеджера.

Отчеты по контрагентам
ats Задавая определенные значения фильтров, можно сформировать отчет по работе менеджера в разрезе количества:
ats Запланированных сделок
ats Успешных сделок
ats Не успешных сделок
ats Сделок в работе
ats Сделок за период
ats Созданных сделок
ats Сумм по отфильтрованным сделкам

 

 

Тегирование 

 

Специальные метки для Клиентов, Компаний и Задач - Ваш бизнес процесс настроить ЛЕГКО !

Теги - это своего рода метки (ключевые слова) для клиентов, компаний, задач и сделок. Теги широко используются для быстрого поиска сущности (клиента, компании, задачи), группы контрагентов и коммуникаций, формирования отчетов, отмеченных определенным тегом или несколькими тегами.

Добавьте существующие Теги, выбрав их из списка, для внесения контакта в отдельную группу, которую вы всегда и легко сможете найти. Добавьте новые теги, если это необходимо: нажмите на кнопку "Добавить тег", укажите его название, внесите описание, выберите одну или несколько групп, которым будет доступен новый этот тег.

Осуществлять поиск клиентов или формировать нужный отчет теперь можно применив специальный фильтр "Без тега". В этом случае вы сможете найти всех клиентов, которым не присвоен определенный тег или группа тегов. К примеру, вы просто и быстро можете найти всех клиентов, которым не присвоен тег "Постоянный клиент" и предложить им особые условия сотрудничества. 

 

Отчет с фильтрами по наличию или отсутствию тегов позволяет оценить:
эффективность рекламной кампании,
эффективность рекламного источника,
эффективность агента привлечения,
ценности клиентов,
лояльности клиентов,
«психологические портреты» клиентов,
критичность «контрольных событий».

 

 

Пагинация 

 

Полезные инструменты для юзабилити

В CRM системе ContactOk-Box предусмотрена оптимизация быстродействия отображения информации с использованием пагинации. Поэтому на страничке клиентского приложения ContactOk-Box отображается только актуальная информация с постраничной "разбивкой". Большинство получаемой из базы данных информации фильтруется на стороне серверного приложения и в клиентскую часть передается только необходимая для on-line отображения информация. Часть данных кэшируется в памяти. В результате, чем меньше объём загружаемой информации и обращений к БД, тем выше скорость работы!

 

 

Экспорт данных

 

Выгрузка сформированных отчетов  

Для удобства работы с экспортом данных для отчетов, которые можно формировать по разным фильрам, пользователю доступен экспорт отдельно в закладках Клиенты, Компании и Задачи. Выгрузка данных в Excel производится с учетом примененных фильтров данного раздела. Экспорт данных доступен, по умолчанию, только пользователю с ролью "супервайзер". 

 

   

Заметки

 

Оставляйте заметки (notes, нотисы) в карточке клиента, компании, задачи...

 

   

Звонки

 

История и прослушивание всех звонков

В карточке контрагента ContactOk-Box (Контакт Ок Бокс) отображаются входящие, исходящие и пропущенные телефонные звонки за всю историю коммуникаций с контрагентом. Применив фильтр "отобразить/скрыть звонки" в истории клиента и компании можно, в дополнение к другим событиям, ознакомиться с историей телефонных переговоров по данному контрагенту. Благодаря отображению истории коммуникаций в хронологическом порядке легко отследить последовательность взаимодействий. Также, в карточке Клиента/Компании вы можете прослушать записанный разговор.

 

   

Примечания

 

Краткое описание клиента/компании 

Примечания в ContactOk-Box это своего рода описание, которое можно применить к контрагенту и задаче/сделке, записав его в отдельном поле карточки. Примечание отображается в карточке и в общем списке возле наименования, для более точного ориентирования. Можно использовать поиск по тексту примечания...

 

  

Поиск

 

Большой и удобный выбор инструментов для поиска 

В ContactOk-Box предусмотрена система поиска по совпадению не только целого слова, но и его части. В каждом из разделов: Клиенты, Контрагенты, Задачи, предусмотрен поиск по разным типам данных.

Поиск в разделе ContactOk-Box "Клиенты" производится по следующим полям:

  • Фамилия
  • Имя
  • Отчество
  • Название компании
  • Контакт (номер телефона, e-mail и т.д.)
  • Комментарий

  

Поиск в разделе ContactOk-Box "Компании" производится по полям:

  • Наименование компании
  • Контакт (номер телефона, e-mail и т.д.)
  • Комментарий

  

Поиск в разделе ContactOk-Box "Задачи" производится по полям:

  • Наименованию задачи
  • Наименованию контрагента (клиент/компания) по которому назначена задача
  • Номеру задачи

   

 

Напоминания/Оповещения

 

Все важные события отобразятся поверх всех окон и отправятся на e-mail 

В программе ContactOk-Box есть 2 типа оповещений: оповещение браузера и e-mail оповещения.

Оповещение браузера (Pop-Up сообщения, всплывающие окна) отображается Web-браузером Chrome при наступлении времени выполнения задачи, как напоминание менеджеру. Оповещение браузера отображается поверх всех окон на мониторе пользователя, который назначен ответственным по задаче. Кликнув на окно оповещения, на Web-страничке программы ContactOk-Box автоматически откроется окно задачи (сделки).

E-mail оповещения отправляются пользователям ContactOk-Box на электронную почту при наступлении ряда событий:

1. Менеджер А создал новую задачу на менеджера Б. E-mail отправляется менеджеру Б.
 
2. При изменении менеджера в существующей задаче, например, на менеджера Б. E-mail отправляется менеджеру Б.
 
3. Менеджер А изменил статус задачи менеджера Б. E-mail отправляется менеджеру Б.
 
4. Менеджер А добавил комментарий в "результат выполнения" задачи менеджера Б. E-mail отправляется менеджеру Б.
 
5. За 10 минут до наступления "дедлайна". E-mail отправляется ответственному за задачу менеджеру.
 
6. Менеджер А изменил дедлайн задачи менеджера Б. E-mail отправляется менеджеру Б.
 
7. При изменении статуса задачи на "Выполнена" или "Отменена". Отправляется пользователю, который создал задачу и не является ответственным за нее.
 
8. При удалении задачи пользователем не создававшим ее. Отправляется пользователю, который создал задачу и не является ответственным за нее.
 
9. При удалении пользователем чужой задачи. Отправляется пользователю, ответственному за задачу.

 

 

 

ОБЩИЕ СОБЫТИЯ в ContactOk-Box

СВОРАЧИВАНИЕ КАРТОЧКИ КЛИЕНТА/КОМПАНИИ и возможность открыть ее в любом разделе